Il Facility Management è la gestione dello spazio fisico di lavoro di un’azienda.
Questo termine viene utilizzato principalmente per intendere tutto ciò che riguarda la gestione degli edifici e degli impianti connessi, quali impianti elettrici, termoidraulici, illuminazione, condizionamento, pulizia, ristorazione, portineria e flotta aziendale.
Management
Gestione attrezzature: inventario e controlli sempre aggiornati
HiLINE HD offre una gestione completa degli impianti, essenziale per tutti i settori che richiedono attività di installazione, assistenza tecnica e manutenzione. La soluzione supporta sia impianti tecnologici complessi che sistemi più semplici. La sua architettura è pensata per fornire un controllo granulare su ogni componente del patrimonio impiantistico aziendale.
La piattaforma organizza impianti, apparecchiature e ricambi attraverso una struttura gerarchica dinamica.
Questa struttura si articola su tre livelli distinti:
- Impianto
- Apparecchiatura/Macchina
- Componente/Ricambio
Questo approccio gerarchico facilita la navigazione e la gestione delle informazioni relative a ogni elemento. La documentazione è integrata direttamente nel sistema. Gli impianti possono essere corredati da file allegati di vario formato, inclusi PDF, DOC, XLS e immagini. Schede tecniche personalizzate descrivono in dettaglio i parametri operativi e le configurazioni specifiche per l’utilizzo sul campo. Questa centralizzazione della documentazione garantisce che tutte le informazioni pertinenti siano facilmente accessibili e aggiornate.
HiLINE HD, come software di gestione attrezzature, monitora automaticamente le scadenze degli impianti e delle attrezzature. Questa funzionalità è cruciale per la gestione delle verifiche e delle manutenzioni periodiche, assicurando la conformità normativa. La piattaforma supporta anche la compilazione dei libretti impianto e la gestione degli interventi F-GAS, facilitando l’invio dei dati ai catasti regionali e al portale nazionale. Questo automatismo previene omissioni e garantisce la regolarità delle operazioni. La stampa di etichette descrittive con QR code semplifica l’identificazione rapida dell’impianto oggetto di manutenzione. I clienti possono utilizzare il QR code per aprire un ticket di assistenza in modo immediato, senza la necessità di autenticazione preventiva. Questa funzionalità migliora l’esperienza utente e accelera i processi di segnalazione e intervento.
Un aspetto fondamentale di HiLINE HD è la sua capacità di operare in modalità offline. I tecnici possono utilizzare l’app dedicata anche in assenza di connettività internet. Questa funzionalità è particolarmente rilevante in settori dove le operazioni avvengono spesso in luoghi con accesso limitato o assente alla rete, come cantieri o impianti remoti. La raccolta immediata e completa dei dati, anche in assenza di connessione, garantisce l’accuratezza delle informazioni sull’inventario e sui controlli. Ciò si traduce in una gestione degli asset più efficace e una maggiore conformità normativa, poiché i documenti possono essere preparati per l’invio senza dipendere dalla disponibilità della rete.
Software di manutenzione predittiva: anticipare i guasti
HiLINE HD integra funzionalità avanzate come software manutenzione predittiva, concentrandosi sulla gestione basata sulle ore di attività delle attrezzature. Questo approccio si rivela particolarmente efficace per sistemi ad alta intensità di utilizzo, come quelli ad aria compressa. Monitorando l’effettivo impiego, la piattaforma consente di programmare gli interventi in base all’usura reale, non solo a scadenze fisse.
Lo schedulatore di HiLINE HD genera automaticamente le richieste di manutenzione. Questo meccanismo proattivo assicura che nessuna attività necessaria venga trascurata. L’automazione delle richieste è un elemento chiave per prevenire guasti inattesi e mantenere l’efficienza operativa degli impianti.
Il sistema permette una gestione autonoma e pianificata delle manutenzioni programmate. Questa capacità previene la perdita di opportunità commerciali, evitando che i guasti improvvisi interrompano le operazioni. Riduce inoltre il rischio di disservizi per il cliente e garantendo la continuità delle attività.
La pianificazione delle manutenzioni è ulteriormente ottimizzata grazie alla visualizzazione geolocalizzata su Google Maps. Questa funzionalità permette di individuare la posizione dei tecnici e degli impianti. Ciò facilita l’organizzazione dei giri tecnici e consente una risposta efficiente e rapida agli interventi urgenti. L’ottimizzazione dei percorsi contribuisce a ridurre i tempi di viaggio e i costi operativi.
L’implementazione di manutenzioni basate sull’uso effettivo e la creazione automatica delle richieste sono fondamentali per anticipare potenziali guasti. Questo approccio garantisce che le attrezzature siano sottoposte a manutenzione prima che si manifestino problemi critici.
Il passaggio da una manutenzione reattiva a una proattiva è un fattore determinante per l’efficienza operativa e la soddisfazione del cliente. Le funzionalità di HiLINE HD, come la gestione delle manutenzioni basate sulle ore di attività e la creazione automatica delle richieste, spostano il paradigma. Tradizionalmente, gli interventi avvenivano solo dopo un guasto. Ora, il sistema opera su dati di utilizzo reali o scadenze automatizzate. Anticipare i guasti significa ridurre drasticamente i tempi di inattività non pianificati per il cliente. Un costo potenziale, come un guasto improvviso, si trasforma in un’opportunità di servizio programmato e di valore, consolidando il rapporto con il cliente.
Gestione degli asset aziendali: il cuore del patrimonio impiantistico
L’Enterprise Asset Management (EAM) rappresenta un approccio olistico e strategico per la gestione degli asset fisici di un’organizzazione. Questo sistema abbraccia l’intero ciclo di vita di un asset, dall’acquisizione iniziale fino al suo ritiro finale. L’EAM è progettato per pianificare, ottimizzare, eseguire e tracciare tutte le attività di manutenzione necessarie, considerando priorità, competenze, materiali, strumenti e informazioni.
L’obiettivo principale dell’EAM è massimizzare l’utilizzo degli asset, estenderne il ciclo di vita operativo e ridurre i costi associati alla loro gestione. Questo approccio va oltre la semplice manutenzione correttiva o preventiva. Si concentra sulla creazione di valore attraverso una gestione ottimale del patrimonio aziendale.
HiLINE HD supporta attivamente la gestione strategica degli asset aziendali, allineandosi ai principi dell’EAM. La piattaforma centralizza le informazioni relative agli asset, migliorando così la gestione complessiva dei processi aziendali. Questo porta a un aumento del valore complessivo del patrimonio impiantistico e a una maggiore efficienza operativa.
L’implementazione di un sistema EAM offre numerosi benefici:
- Incremento significativo dell’efficienza operativa e della produttività
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro e incremento della produttività del personale
- Contribuisce a garantire la conformità normativa
- Traccia in modo accurato le informazioni sugli asset, le pratiche di manutenzione e le priorità degli interventi
- Fornisce dati in tempo reale, essenziali per soddisfare le richieste normative e ridurre i rischi operativi e legali
- Fornisce informazioni preziose sullo stato degli asset, riducendo i tempi di inattività non pianificati, grazie alle capacità di analisi e reporting
Il valore strategico dei dati centralizzati per la gestione del rischio e la pianificazione finanziaria è considerevole. La gestione degli asset non è esclusivamente un’operazione tecnica, ma comporta profonde implicazioni finanziarie e di rischio. HiLINE HD, come software gestione asset aziendali, che aderisce ai principi dell’EAM, trasforma i dati operativi in informazioni strategiche. La centralizzazione dei dati sugli asset non solo ottimizza le attività di manutenzione, ma fornisce una base solida per decisioni finanziarie informate.
HiLINE HD diventa così uno strumento non solo per l’efficienza operativa, ma anche per la salute finanziaria e la governance aziendale, contribuendo a una gestione patrimoniale oculata e previdente.
CMMS: il software di manutenzione completo per aziende
Il CMMS (Computerized Maintenance Management System) è un software che automatizza la gestione di tutti i processi di manutenzione di impianti e sistemi. Questi software spesso si integrano con l’ERP aziendale. Offrono al cliente la possibilità di scambiare dati preesistenti senza ricompilazione. I principali vantaggi di un CMMS includono:
- L’automazione della gestione delle scadenze
- Conoscere in tempo reale lo stato di manutenzione degli impianti
- Consentono di tenere traccia dei clienti e di migliorare il servizio di assistenza tecnica
HiLINE HD incarna pienamente queste caratteristiche. Si configura come una soluzione gestionale completa, ideale per le attività di pre e post-vendita. La sua architettura completamente web la rende flessibile. È installabile in cloud o on-premise, adattandosi alle diverse esigenze infrastrutturali aziendali.
La gestione dei ticket di assistenza è un pilastro di HiLINE HD. Il sistema gestisce le richieste dal momento del caricamento fino alla loro chiusura. Un sistema di messaggistica integrato notifica gli operatori via email. Tutti gli operatori coinvolti possono visualizzare lo stato dei ticket e la loro assegnazione, garantendo trasparenza e coordinamento. Le richieste di assistenza possono essere caricate in diverse modalità, offrendo flessibilità e accessibilità. Queste includono la creazione manuale, le richieste telefoniche dirette del cliente, l’invio di email a caselle dedicate, l’utilizzo dell’area riservata del cliente e la lettura di QR code direttamente sull’impianto. Questa varietà di canali assicura che nessuna richiesta venga persa.
La pianificazione degli interventi avviene in modo intuitivo. Si trascina il ticket nel calendario dell’operatore o delle squadre. Il CMMS consente questa pianificazione tramite calendario. Tutti gli interventi fissati vengono riportati nel calendario dell’utente. Ogni impegno fissato nel dispositivo mobile personale, se collegato a Microsoft Exchange, Zimbra e Google Calendar, si sincronizza con il CMMS. Tale pianificazione diviene molto utile anche nella gestione delle commesse. È possibile visionare la disponibilità degli operatori, anche simultaneamente.
Il sistema consente la compilazione di rapportini di intervento dettagliati. Questi includono la rilevazione precisa delle ore lavorate dagli operatori, dei materiali utilizzati e dei servizi forniti. È inoltre possibile compilare checklist di verifica, che certificano la corretta esecuzione delle attività richieste, assicurando la qualità e la conformità degli interventi.
HiLINE HD gestisce diverse tipologie di contratti di assistenza, inclusi quelli prepagati a consumo, a valore scalare o a quantità scalare. Il sistema aggiorna automaticamente i contratti in base agli interventi registrati e invia notifiche di chiusura via email o SMS. Questo automatismo semplifica la gestione amministrativa e previene contestazioni.
Una caratteristica distintiva è l’Area Cliente dedicata. I clienti possono accedere a un pannello web personalizzato. Qui possono richiedere ticket, consultare lo stato degli interventi in tempo reale, scaricare i rapportini associati e visualizzare l’elenco dei propri impianti e delle relative scadenze. Questa trasparenza migliora la relazione con il cliente.
L’interazione diretta tra il cliente e la piattaforma è un fattore cruciale per la fidelizzazione e l’efficienza operativa. HiLINE HD non è un mero strumento interno, ma estende funzionalità dirette al cliente. Ciò porta a una maggiore soddisfazione del cliente, riduce i costi di supporto e contribuisce alla fidelizzazione, trasformando il cliente da semplice fruitore a partecipante attivo nel processo di manutenzione.
Software per la gestione commesse: pianificazione precisa e automatizzata
HiLINE HD rappresenta un software di gestione commesse, in quanto fornisce un supporto completo per la pianificazione e la rendicontazione delle commesse di installazione, incluse le sottocommesse. La pianificazione degli operatori avviene in modo efficiente tramite un calendario condiviso. Questo strumento consente una distribuzione chiara e organizzata dei compiti.
Il flusso dati è automatizzato, garantendo precisione e tempestività. I dati rilevati direttamente sul campo, che includono ore lavorate, materiali utilizzati e servizi erogati, confluiscono automaticamente nella commessa di riferimento. Questo elimina la necessità di inserimenti manuali, riducendo gli errori e migliorando l’accuratezza delle informazioni.
L’integrazione con il sistema ERP aziendale è un punto di forza di HiLINE HD. I dati raccolti possono essere trasferiti senza soluzione di continuità al sistema ERP per analisi approfondite e rendicontazione finale.
La verifica e la prefatturazione sono processi ottimizzati. I rapportini di lavoro compilati vengono verificati e marcati per la fatturazione. Gli interventi convalidati possono essere trasformati in documenti di prefatturazione con un semplice clic, automatizzando una fase critica del ciclo attivo.
HiLINE HD permette la gestione efficiente dei collaboratori, sia interni che esterni. L’organizzazione degli interventi può essere estesa a personale dislocato anche lontano dalla sede. Questo offre autonomia ai collaboratori e fornisce strumenti per la registrazione delle attività, garantendo piena tracciabilità di ogni operazione.
L’automazione del ciclo di fatturazione è un acceleratore significativo del flusso di cassa aziendale. Se il processo di fatturazione fosse manuale o scollegato dalle operazioni sul campo, risulterebbe lento e soggetto a errori. Questo impatterebbe negativamente la liquidità aziendale. HiLINE HD, invece, automatizza la prefatturazione e si integra con il sistema ERP. Questo riduce drasticamente i tempi tra l’esecuzione dell’intervento e l’emissione della fattura.
Domande & Risposte
- Cosa si fa nell’asset management?
Nell’asset management, si gestisce l’intero ciclo di vita degli asset fisici di un’organizzazione. Questo processo include la pianificazione strategica, l’ottimizzazione dell’utilizzo, l’esecuzione e il tracciamento di tutte le attività di manutenzione. L’obiettivo primario è massimizzare il valore degli asset, estenderne la vita utile e ridurre i costi operativi associati.
- Che cos’è la gestione della manutenzione?
La gestione della manutenzione è l’insieme delle pratiche e dei processi volti a mantenere le attrezzature e gli impianti in condizioni operative ottimali. HiLINE HD facilita la gestione delle manutenzioni programmate e periodiche. Il sistema automatizza la creazione delle richieste di manutenzione e ottimizza la pianificazione degli interventi.
- Cosa significa EAM?
EAM è l’acronimo di Enterprise Asset Management. Si tratta di un approccio strategico e comprensivo per supervisionare e gestire gli asset fisici di un’organizzazione durante tutto il loro ciclo di vita. L’EAM integra tecnologia, processi e persone per massimizzare l’utilizzo degli asset, estenderne la durata e ridurre i costi operativi.
- Che cos’è ZMaintenance?
ZMaintenance è un software CMMS (Computerized Maintenance Management System) disponibile sul mercato, progettato per la gestione delle attività di manutenzione. HiLINE HD, in quanto soluzione integrata, offre funzionalità equivalenti e spesso superiori per la gestione della manutenzione.
- Chi si occupa della gestione e della manutenzione?
La gestione e la manutenzione sono responsabilità di diverse figure professionali e tipologie di aziende. HiLINE HD è utilizzato da impiantisti elettrici, termotecnici, frigoristi, produttori, installatori e manutentori di impianti industriali. Anche centri di assistenza tecnica, installatori di sistemi di sicurezza e manutentori di carrelli elevatori ne beneficiano quotidianamente. Il sistema supporta sia gli operatori interni all’azienda che i collaboratori esterni, garantendo un coordinamento efficace e una tracciabilità completa delle attività.