Il Facility Management è la gestione dello spazio fisico di lavoro di un’azienda.
Questo termine viene utilizzato principalmente per intendere tutto ciò che riguarda la gestione degli edifici e degli impianti connessi, quali impianti elettrici, termoidraulici, illuminazione, condizionamento, pulizia, ristorazione, portineria e flotta aziendale.
Management
Nel panorama attuale delle aziende che offrono servizi di assistenza e manutenzione, la gestione efficiente del post-vendita e delle attività di service rappresenta una sfida complessa ma cruciale. Molteplici sfere organizzative, dal servizio clienti alla coordinazione dei tecnici fino ai processi di fatturazione, sono interconnesse e necessitano di strumenti all’avanguardia per operare con fluidità.
HiLINE HD si posiziona come una soluzione innovativa e immediata, specificamente dedicata a ottimizzare questi processi, sfruttando le potenzialità della suite HiLINE e i vantaggi della connettività, in particolare in mobilità. Che si tratti di gestire interventi tecnici presso i clienti, attività di assistenza, o manutenzioni programmate, HiLINE HD offre una gestione di base robusta, supportando al contempo una dinamica commerciale potente attraverso la gestione dei contratti e un servizio clienti di alto livello.
App per la gestione degli interventi tecnici: lavorare ovunque
La gestione degli interventi tecnici in campo richiede flessibilità e autonomia, soprattutto in aree dove la connettività internet potrebbe essere assente o poco performante. L’applicazione dedicata ai tecnici di HiLINE HD è stata progettata proprio per superare queste limitazioni, consentendo il funzionamento in modalità offline e sfruttando al meglio le capacità hardware del dispositivo utilizzato, sia esso un tablet o uno smartphone Android. Questa caratteristica assicura che le attività in campo non siano vincolate alla copertura di rete, permettendo ai tecnici di operare senza interruzioni e di caricare i dati sul gestionale non appena viene stabilita una connessione internet.
L’app software gestione interventi di HiLINE HD offre una vasta gamma di funzionalità essenziali per il lavoro quotidiano dei tecnici:
- La rilevazione delle presenze
- La gestione di impianti sia semplici che complessi
- Il monitoraggio e la gestione delle scadenze relative alle manutenzioni dei clienti
Un aspetto fondamentale è la capacità di compilare i rapporti di lavoro direttamente sul campo, includendo rapporti di efficienza energetica e dati relativi agli interventi F-GAS, necessari per le comunicazioni ai portali nazionali e regionali.
Un vantaggio significativo dell’app è la possibilità di creare e compilare report in modalità offline, anche per interventi urgenti non precedentemente pianificati dall’ufficio tecnico. Nel caso di nuove commesse o interventi presso clienti non ancora presenti nell’anagrafica aziendale, il tecnico può registrare il nuovo nominativo direttamente durante la compilazione del rapporto di intervento. Questo elimina la necessità di ritornare in ufficio o di dipendere da una connessione stabile, ottimizzando i tempi operativi e migliorando la tempestività del servizio.
Compilazione interventi tecnici presso il cliente: semplicità operativa
La compilazione interventi tecnici presso il cliente è un processo critico che necessita di precisione e immediatezza. HiLINE HD semplifica questa fase cruciale della gestione del servizio, permettendo ai tecnici di compilare i rapportini di lavoro tramite un’interfaccia web o direttamente dall’app dedicata, anche in assenza di connettività internet. Questo garantisce che tutte le informazioni rilevanti vengano acquisite sul posto, riducendo gli errori e le contestazioni che spesso derivano da documenti confusi o dati incoerenti.
All’interno del rapportino di intervento, il tecnico può registrare in modo dettagliato tutti i dati relativi al lavoro svolto: orario di inizio e fine dell’intervento, tipologia di attività, apparecchiature coinvolte, tempo di viaggio e chilometri percorsi, materiale utilizzato e eventuali spese extra. Un elemento chiave della semplicità operativa offerta da HiLINE HD è l’integrazione di checklist di verifica personalizzabili, che certificano la corretta esecuzione delle attività richieste. Queste checklist possono essere configurate autonomamente e compilate immediatamente sul campo, assicurando la conformità e la qualità del servizio.
Una volta completato l’intervento, il tecnico può allegare al rapportino immagini fotografiche rilevate in campo, utili per documentare lo stato dell’impianto o del lavoro svolto. È inoltre possibile ottenere la firma del cliente direttamente sul dispositivo tramite un dispositivo grafometrico, e inviare il rapportino via email al cliente, evitando così rischi di successive contestazioni e velocizzando la chiusura dell’intervento. Questo approccio non solo snellisce il processo per il tecnico, ma garantisce anche che tutti i dati rilevati confluiscano correttamente nella commessa di pertinenza, e nel caso di integrazione con il gestionale aziendale, vengano trasferiti per le attività di analisi e rendicontazione finale.
Rapportino di intervento cloud: il nuovo standard digitale
L’adozione di un rapportino di intervento cloud rappresenta il nuovo standard digitale per le aziende di service, offrendo una soluzione completa e integrata per la gestione delle attività di assistenza e manutenzione. HiLINE HD è una soluzione gestionale interamente web-based, ideale per la gestione delle attività di pre e post-vendita, che può essere installata su server del cliente, su server ospitati in server farm esterne o utilizzata in modalità cloud. L’utilizzo via web offre numerosi vantaggi, tra cui la disponibilità di dati sempre aggiornati e accessibili in qualsiasi momento per tutti gli operatori coinvolti, migliorando notevolmente l’efficienza e la coerenza dei dati aziendali.
Una delle funzionalità distintive di HiLINE HD è il “Modulo Area Cliente“, un pannello accessibile via web che consente ai clienti dell’azienda di interagire direttamente con il sistema. Attraverso questa area riservata, i clienti possono effettuare diverse operazioni in autonomia: richiedere ticket di intervento, consultare lo stato dei ticket aperti, in lavorazione e conclusi, e visionare gli interventi pianificati ed effettuati. Possono inoltre scaricare e stampare i rapportini associati agli interventi eseguiti, consultare eventuali gallerie fotografiche rilevate durante un intervento e visualizzare l’elenco dei propri impianti con le relative scadenze. Questa funzionalità promuove la trasparenza e riduce il carico di lavoro per il personale amministrativo, permettendo ai clienti di essere costantemente aggiornati sullo stato dei loro servizi e impianti.
Il sistema di caricamento dei ticket e delle richieste di assistenza in HiLINE HD è altamente efficiente: le richieste di assistenza tecnica vengono recepite attraverso diverse modalità previste dal sistema, come moduli web o email, e automaticamente assegnate agli operatori competenti per la pianificazione o l’esecuzione. Un sistema di messaggistica integrato avvisa gli operatori coinvolti tramite email, garantendo che tutti siano a conoscenza del nuovo ticket e del suo stato, dall’inizio al completamento. Questa digitalizzazione completa del processo dei rapportini non solo ottimizza i flussi di lavoro interni, ma eleva anche la qualità del servizio offerto, posizionando l’azienda all’avanguardia nell’era del digitale.
Gestionale cloud per rapportini di intervento: accesso in tempo reale
Un gestionale cloud per rapportini di intervento come HiLINE HD trasforma radicalmente l’organizzazione e la produttività delle aziende, garantendo accesso in tempo reale a informazioni cruciali e facilitando una coordinazione senza precedenti tra i team. La natura completamente web di HiLINE HD permette agli operatori di accedere a dati sempre aggiornati in qualsiasi momento, ovunque si trovino, rappresentando un notevole vantaggio rispetto ai sistemi tradizionali. Questa accessibilità è fondamentale per la pianificazione e l’ottimizzazione degli interventi, specialmente per le aziende con un elevato numero di attività dislocate geograficamente.
La pianificazione delle attività è semplificata grazie a funzionalità intuitive come il trascinamento del ticket nel calendario dell’operatore o della squadra. Gli interventi pianificati, così come quelli conclusi, vengono automaticamente riportati nel calendario dell’utente e sincronizzati con l’app Android dedicata sul proprio telefono o tablet, assicurando che i tecnici abbiano sempre a portata di mano il proprio programma di lavoro. Per ottimizzare ulteriormente i “giri tecnici”, HiLINE HD offre la pianificazione basata sulla posizione in tempo reale dei tecnici: l’elenco dei ticket viene visualizzato su una mappa insieme ai marcatori indicanti la posizione dei tecnici, facilitando l’assegnazione dell’intervento più vicino e l’ottimizzazione dei percorsi.
La gestione delle attività aziendali, in particolare quelle legate al service e al post-vendita, beneficia enormemente della pianificazione e condivisione degli impegni tra gli operatori. HiLINE HD supporta la sincronizzazione bidirezionale degli impegni con i principali calendari utilizzati, come Microsoft Exchange e Google Calendar, garantendo la riservatezza degli impegni personali. Questa integrazione e l’accesso in tempo reale ai dati non solo migliorano la coordinazione tra i tecnici, ma consentono anche di avere uno storico completo degli interventi eseguiti per ogni cliente o impianto, eliminando la necessità di perdere tempo nella ricerca di informazioni pregresse.
Programmi per la gestione dei costi: controllo economico immediato
La gestione economica degli interventi, che comprende la rendicontazione delle attività e la fatturazione, è un’area spesso complessa per le aziende. I programmi per la gestione dei costi come HiLINE HD offrono un controllo economico immediato, semplificando le procedure dalla rilevazione dei dati sul campo fino alla contabilità finale. Il rapportino di intervento, oltre a documentare le ore di lavoro degli operatori e i servizi offerti, registra in dettaglio i materiali utilizzati e le eventuali spese extra sostenute, come pedaggi autostradali o materiale acquistato in urgenza.
HiLINE HD integra procedure di verifica e prefatturazione. I rapportini di lavoro compilati possono essere verificati e marcati per l’attività di fatturazione, e se non ancora inviati al cliente, possono essere stampati e inviati direttamente tramite email. Tutti gli interventi convalidati possono essere trasformati in documenti di prefatturazione con un semplice click, e questa operazione può essere automatizzata per gli interventi selezionati. I documenti di prefatturazione generati possono poi essere convertiti in fatture complete o trasferiti al gestionale aziendale per il completamento del ciclo attivo. L’integrazione di HiLINE HD con software ERP sincronizzati assicura che il processo di gestione del rapportino, dalla sua apertura alla fatturazione, si configuri come un unico flusso ben strutturato, riducendo errori e il tempo impiegato per l’inserimento manuale dei dati.
La gestione delle note spese è anch’essa ottimizzata: i tecnici possono allegare i giustificativi (come scontrini o ricevute) al rapportino semplicemente scattando una foto con il proprio dispositivo mobile. Questi documenti arrivano in amministrazione direttamente in formato digitalizzato, eliminando la necessità di scambiare supporti cartacei. Inoltre, HiLINE HD offre una gestione completa dei contratti, permettendo di definire logiche personalizzate per cliente. Sono supportate diverse tipologie di contratti, inclusi contratti di assistenza prepagati a consumo, a valore scalare o a quantità scalare. Il sistema provvede automaticamente all’aggiornamento dei contratti in fase di inserimento dei rapportini o documenti, scalando le quote e segnalando tramite email o SMS l’avvenuta chiusura del contratto. Questo controllo proattivo dei costi e dei ricavi, unito alla digitalizzazione delle procedure, garantisce un controllo economico immediato e una maggiore trasparenza finanziaria.
Domande & Risposte
- Cosa sono i rapportini di intervento tecnico?
I rapportini di intervento tecnico sono documenti che riepilogano i dati del lavoro svolto per un cliente, inclusi la descrizione dell’intervento, l’orario di inizio e fine, la tipologia di intervento, le apparecchiature coinvolte, il tempo di viaggio, i chilometri, il materiale utilizzato e le eventuali spese extra. Servono a certificare la corretta esecuzione delle attività e vengono rilasciati al cliente al termine del lavoro. - Che cos’è un rapporto di intervento?
Un rapporto di intervento è un documento dettagliato che descrive le attività eseguite da un tecnico, le ore impiegate, i materiali consumati e i servizi forniti. Può includere anche checklist di verifica per certificare la corretta esecuzione delle operazioni richieste. In HiLINE HD, questi rapporti possono essere compilati tramite interfaccia web o app mobile, anche in modalità offline. - Cosa sono i rapportini di lavoro?
I rapportini di lavoro sono documenti cruciali per la gestione delle attività di assistenza e manutenzione in un’azienda, poiché collegano il servizio clienti, la coordinazione dei tecnici e i processi di fatturazione. La loro gestione, spesso complessa, può essere significativamente semplificata tramite software specifici che digitalizzano e automatizzano il processo dalla creazione alla fatturazione. - Cos’è un rapporto di intervento idraulico?
Un rapporto di intervento idraulico è una tipologia specifica di rapporto di intervento tecnico, applicata al settore degli idraulici. Come per altri settori di assistenza e manutenzione, questo documento riepiloga tutti i dettagli del lavoro svolto, inclusi orari, materiali, e la descrizione dell’intervento sull’impianto idraulico, e viene rilasciato al cliente. - Che cos’è un rapporto di intervento di manutenzione?
Un rapporto di intervento di manutenzione è un documento che attesta le attività di manutenzione eseguite su un impianto o un’apparecchiatura, inclusi i tempi, i materiali e le checklist di verifica. In HiLINE HD, la gestione delle manutenzioni programmate è una funzione chiave, e i relativi rapporti possono anche includere la compilazione di libretti impianto e dati F-GAS per la comunicazione ai portali nazionali e regionali.