Il Facility Management è la gestione dello spazio fisico di lavoro di un’azienda.
Questo termine viene utilizzato principalmente per intendere tutto ciò che riguarda la gestione degli edifici e degli impianti connessi, quali impianti elettrici, termoidraulici, illuminazione, condizionamento, pulizia, ristorazione, portineria e flotta aziendale.
Management
I servizi di Facility Management: cosa comprendono
Il Facility Management è una disciplina complessa che abbraccia tutte le attività relative alla gestione dell’edificio inteso come struttura fisica. Il Facility Manager opera come il “regista” delle operazioni quotidiane, con la chiara missione di garantire un ambiente di lavoro funzionale e sicuro. La sua area di responsabilità è vasta, spaziando dalla manutenzione ordinaria e straordinaria all’efficienza energetica, dalla sicurezza alla conformità normativa. Questo ruolo è cruciale per minimizzare i rischi e ottimizzare i costi operativi.
Per comprendere appieno l’ampiezza dei servizi di facility management, è utile suddividerli in categorie principali:
- Servizi alla persona e all’ambiente: Questi includono la pulizia e l’igiene ambientale, la gestione della posta e il fattorinaggio, la gestione degli archivi e della logistica, e i servizi di reception. Questi servizi sono essenziali per il benessere quotidiano degli occupanti e per il mantenimento di un ambiente di lavoro salubre e ordinato.
- Gestione tecnica e manutenzione: Rientrano in questa categoria la gestione antincendio, la conformità alle normative di sicurezza, i servizi di conduzione e manutenzione degli impianti, la gestione dei rifiuti e quella del verde.
- Ottimizzazione e conformità: Un aspetto fondamentale del Facility Management è assicurare che la struttura risponda costantemente alle necessità degli utenti, garantendo al contempo il rispetto delle normative vigenti. Ciò comporta anche l’implementazione di soluzioni per l’efficienza energetica e la gestione delle reti di telefonia e comunicazione.
Un Facility Management efficace diventa quindi uno strumento essenziale per raggiungere e rendicontare gli obiettivi ESG (Environmental, Social e Governance), influenzando positivamente la reputazione aziendale e l’attrattiva per gli investimenti. Il Facility Manager, in questo contesto, è tipicamente un professionista con una precisa formazione tecnica, il che sottolinea la natura non solo amministrativa del ruolo, ma anche la necessità di una profonda competenza tecnica. Questa base tecnica garantisce che i servizi di Facility Management siano eseguiti in modo efficace e in conformità con gli standard industriali complessi, elementi cruciali per la affidabilità e la longevità degli asset nel territorio di Facility Management Padova.
Le aziende di Facility Management attive su Padova
Le aziende che operano nel settore del Facility Management Padova giocano un ruolo strategico nel supportare le imprese locali. Data la complessità delle mansioni e le possibili implicazioni della gestione degli immobili, molte società scelgono di esternalizzare i servizi di Facility Management affidandosi a professionisti esterni. Un partner ideale è colui che è in grado di gestire sia la parte ingegneristica sia quella contrattuale, amministrativa e di servizio. Questo approccio garantisce standard uniformi, l’utilizzo degli stessi fornitori e costi ridotti grazie alle economie di scala, semplificando notevolmente la gestione complessiva.
Et.ics si posiziona come il fornitore di soluzioni software avanzate per il Facility Management e l’Asset Management. Il software HiLINE HD è stato sviluppato per ottimizzare l’efficienza e la gestione delle strutture aziendali, offrendo una vasta gamma di funzionalità critiche. Queste funzionalità includono la gestione delle attività preventive e correttive, la gestione centralizzata degli asset (impianti, apparecchiature, spazi fisici), la gestione delle richieste degli utenti e la pianificazione degli spazi.
L’impegno di Et.ics nel fornire strumenti all’avanguardia per il Facility Management rende l’azienda un attore rilevante per tutte le imprese che cercano soluzioni tecnologiche efficaci per la gestione delle proprie strutture non solo a Padova ma in tutto il territorio. L’integrazione di sistemi informatico-tecnologici comuni, che dialogano tra loro, rappresenta un ulteriore punto di forza per un Facility Management adeguato, capace di valorizzare gli asset aziendali. Le aziende di Facility Management a Padova e nell’area circostante possono trarre grande beneficio dall’adozione di soluzioni software come HiLINE HD, che permettono una gestione più rapida ed efficiente delle operazioni, accorciando la catena di controllo grazie a divisioni interne specializzate.
Facility Management e manutenzione: la gestione degli interventi
La manutenzione è un pilastro del Facility Management, essenziale per assicurare la continuità operativa e la sicurezza degli ambienti. Il software HiLINE HD si distingue per essere una soluzione completa dedicata alla gestione delle manutenzioni ordinarie, straordinarie e predittive, applicabile anche a impianti con numerose apparecchiature. Questo strumento è progettato per ottimizzare la gestione delle attività di service e post-vendita, un requisito cruciale per il successo nel settore del Facility Management.
Le capacità di HiLINE HD nella gestione della facility management manutenzione sono molteplici:
- Acquisizione rapida dei ticket: Il sistema consente un’apertura delle richieste d’intervento facile e immediata, supportando canali come telefono, e-mail, un’area cliente dedicata e persino QR code. Una volta ricevute, le richieste di assistenza o i ticket vengono automaticamente assegnati agli operatori competenti per la pianificazione o l’esecuzione.
- Pianificazione e gestione degli interventi: HiLINE HD offre una gestione completa delle richieste di assistenza fin dal loro caricamento, con un sistema di messaggistica che avvisa gli operatori via e-mail. La pianificazione degli interventi è semplificata tramite il trascinamento del ticket nel calendario dell’operatore, con la possibilità di visualizzare gli interventi pianificati e conclusi direttamente sul calendario dell’utente tramite app mobile. Per gli interventi urgenti o in aree geografiche estese, il software permette la pianificazione basata sulla posizione in tempo reale dei tecnici, visualizzando i ticket e i marcatori di posizione su una mappa per ottimizzare i percorsi.
- Gestione delle manutenzioni programmate e periodiche: HiLINE HD gestisce in modo autonomo e pianificato le manutenzioni programmate, con un sistema dinamico che crea automaticamente le richieste di manutenzione, avvisando preventivamente il cliente. Permette inoltre la compilazione di rapportini di intervento in modalità online e offline, garantendo la raccolta dati anche in assenza di connettività.
- Reportistica e certificazione: Il software facilita la compilazione di checklist di verifica per certificare la corretta esecuzione delle attività richieste, un aspetto fondamentale per la facility management manutenzione. Supporta anche la gestione degli impianti complessi, la compilazione dei libretti impianto e degli interventi F-GAS con invio ai portali regionali e nazionali. Questo livello di dettaglio e automazione è indispensabile per un’efficiente gestione del Facility Management Padova e oltre.
Facility e Property Management: differenze e sinergie
La distinzione tra Property e Facility Management è sottile ma cruciale, e la loro integrazione è sempre più vista come un fattore di successo per le aziende. Sebbene entrambi i servizi si concentrino sulla gestione degli edifici, differiscono nella loro prospettiva e ambito di azione.
Il Facility Management si concentra sulla gestione dell’edificio come struttura fisica e su tutti gli aspetti operativi e funzionali necessari a garantire un ambiente di lavoro efficiente e sicuro. Le responsabilità del Facility Manager includono la coordinazione dei servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione, la gestione del ciclo di vita degli impianti e delle attrezzature, e il monitoraggio delle performance energetiche. La sua formazione è tipicamente tecnica. Le attività specifiche del Facility Management includono la gestione antincendio, la conformità alle normative di sicurezza, i servizi di conduzione e manutenzione degli impianti, e la gestione dei rifiuti e del verde.
Il Property Management, d’altra parte, considera l’edificio come una proprietà e si concentra sugli aspetti economico-finanziari. Il Property Manager ha il compito di incrementare il valore dell’immobile e garantirne la redditività. Le sue mansioni includono l’identificazione e l’acquisizione di immobili idonei alle esigenze aziendali, la negoziazione e la gestione dei contratti di locazione, il controllo e l’ottimizzazione dei flussi di cassa derivanti dalla gestione immobiliare, e la gestione delle relazioni con inquilini e fornitori. Questa figura necessita di una profonda conoscenza del mercato immobiliare e delle leggi correlate, oltre a competenze finanziarie per massimizzare gli investimenti immobiliari. Anche gli interventi urgenti per gestire situazioni impreviste ricadono sotto la sua responsabilità.
La seguente tabella riassume le principali differenze tra le due discipline:
L’integrazione di questi due servizi offre notevoli vantaggi: permette una gestione semplificata delle attività di manutenzione, un unico interlocutore per i fornitori e una maggiore efficienza complessiva. Per le aziende che operano a Padova, l’integrazione di questi servizi, possibilmente tramite un unico partner o un software che copra entrambi gli ambiti, è un’opzione valutata favorevolmente per valorizzare gli asset aziendali e garantire il successo del business.
La gestione Facility: strumenti e software a supporto
Per una gestione facility efficace, l’adozione di strumenti e software dedicati è diventata indispensabile. Questi sistemi, noti anche come CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) o CAFM (Computer-Aided Facility Management), offrono un supporto cruciale per ottimizzare le operazioni, ridurre i costi e garantire la conformità normativa. Un software per Facility Management come HiLINE HD è progettato per semplificare le operazioni quotidiane e migliorare l’efficienza complessiva del sistema.
Le funzionalità chiave di HiLINE HD a supporto della gestione facility includono:
- Gestione delle attività preventive e correttive: Consente di creare e pianificare attività di manutenzione preventiva, riducendo i rischi di guasti imprevisti, e di gestire tempestivamente le attività correttive.
- Gestione centralizzata degli asset: Permette di tracciare tutti gli asset (impianti, apparecchiature, spazi fisici), monitorandone lo stato, l’utilizzo e la manutenzione per ottimizzare l’utilizzo e identificare problemi
- Gestione delle richieste degli utenti: Fornisce un sistema intuitivo per l’invio e il monitoraggio delle richieste di servizio, migliorando la comunicazione tra dipendenti e il team di Facility Management e garantendo risposte rapide.
- Reportistica e analisi avanzate: Permette di generare report dettagliati sulle attività, le prestazioni degli asset e altre metriche chiave, fornendo informazioni preziose per decisioni informate e il miglioramento continuo delle operazioni.
HiLINE HD è una soluzione completamente web, ideale per la gestione delle attività di pre e post-vendita, installabile su server del cliente, in server farm esterna o utilizzabile in modalità cloud. L’applicazione dedicata ai tecnici può essere utilizzata anche offline, garantendo operatività anche in assenza di connettività. L’integrazione con sistemi ERP, calendari (Microsoft Exchange, Google Calendar) e centralini telefonici VoIP migliora ulteriormente la collaborazione e la tracciabilità.
Tutti questi aspetti rendono HiLINE HD uno strumento indispensabile per la gestione facility a Padova e per le aziende che puntano all’eccellenza operativa.
Domande & Risposte
- Quali sono i servizi di Facility Management?
Il Facility Management include la gestione della struttura fisica di un edificio, comprendendo pulizia e igiene ambientale, gestione della posta e fattorinaggio, gestione degli archivi e logistica, servizi di reception, gestione antincendio, conformità alle normative di sicurezza, conduzione e manutenzione degli impianti, gestione dei rifiuti e del verde. Assicura inoltre un ambiente di lavoro funzionale e sicuro, coordinando la manutenzione, l’efficienza energetica e la sicurezza.
- Quali sono le mansioni di un Property Manager?
Il Property Manager si occupa della gestione dell’edificio inteso come proprietà, con focus sugli aspetti economico-finanziari. Le sue mansioni includono l’individuazione della sede opportuna per le attività aziendali, la selezione di opportunità di mercato, il controllo dei costi, la due diligence, la massimizzazione del valore degli immobili, la sottoscrizione di contratti di locazione vantaggiosi e la gestione di interventi urgenti e rapporti con inquilini e fornitori. È responsabile della gestione finanziaria dell’immobile, inclusi pagamenti e recuperi legali, e deve possedere conoscenze di diritto immobiliare.
- Quali sono le attività di Property management?
Le attività di Property Management riguardano la valorizzazione economica di un immobile. Comprendono l’identificazione e l’acquisizione di immobili idonei, la negoziazione e gestione dei contratti di locazione, il controllo e l’ottimizzazione dei flussi di cassa, e la gestione delle relazioni con inquilini e fornitori. Essenziale è una conoscenza approfondita del mercato immobiliare e delle leggi correlate, oltre a competenze finanziarie per massimizzare gli investimenti.
- Quali sono le attività del Facility Management?
Le attività del Facility Management sono operative e riguardano la gestione quotidiana e strategica degli spazi e dei servizi. Comprendono il coordinamento dei servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione, la gestione del ciclo di vita di impianti e attrezzature, il monitoraggio della sostenibilità e delle performance energetiche, e l’assicurazione che la struttura risponda alle esigenze degli utenti. L’obiettivo è minimizzare i rischi e ottimizzare i costi operativi attraverso una visione olistica.
- Cosa fa il Facility Management?
Il Facility Management assicura un ambiente di lavoro funzionale e sicuro, agendo come regista delle operazioni quotidiane relative alla struttura fisica degli edifici. Si occupa di manutenzione (preventiva e correttiva), efficienza energetica, sicurezza e conformità normativa, gestione degli asset, richieste degli utenti e pianificazione degli spazi. Il suo operato è fondamentale per minimizzare i rischi e ottimizzare i costi operativi.