È un’applicazione gestionale utilizzabile via web ed in mobilità, dedicata all’assistenza tecnica e alle attività di post vendita con particolare attenzione alle scadenze e alle manutenzioni programmate.
Permette di gestire in modo completo i processi d’intervento tecnico fino alla fatturazione.
Installabile su server del cliente o utilizzabile in Cloud.
Le attività di assistenza, di post vendita, interventi tecnici presso i clienti, fanno parte della gestione di base di HiLINE HD; la gestione dei contratti permette una potente dinamica commerciale e la gestione delle manutenzioni programmate un grande servizio al cliente.
Assistenza tecnica, manutenzioni, libretti impianto, fgas
HILINE HD
Cos’è HiLINE HD
HILINE HD
Due versioni disponibili
HILINE HD
Accesso via web e in mobilità
HiLINE HD è una soluzione gestionale completamente web ideale nella gestione delle attività di pre e post vendita. L’applicazione viene utilizzata in ambito web sia che venga installata su server del cliente che su server ospitati su server farm esterna. L’utlizzo via web dispone di notevoli vantaggi fra cui la disponibilità di dati sempre aggiornati ed in qualsiasi momento, per tutti gli operatori coinvolti. Nei casi di utilizzo dall’esterno e nello specifico nel caso di inserimento e consultazione dei rapportini di intervento, si può usufruire del modulo dedicato ai tablet con il quale è possibile caricare i dati anche in caso di mancanza di rete, per poi renderli disponibili ad HiLINE HD non appena verrà connesso in internet. Tale applicazione garantisce l’attività in mobilità per quanto riguarda azioni di inserimento rapportini e/o di richieste materiali a cantiere.
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Gestione commesse e sottocommesse
La gestione anagrafica delle commesse permette di rilevare / caricare le commesse e relative sottocommesse associate ai clienti preparando il campo per le successive fasi di pianificazione delle attività, di caricamento dei rapportini, di consultazione ed analisi successive. Ogni commessa può essere associata inoltre a delle note gestite cronologicamente con lo scopo di recepire dati importanti delle stesse agevolandone la loro esecuzione; tali note verranno visualizzate indicando operatore e data di inserimento. Alle commesse è possibile inoltre associare una serie di documenti allegati (pdf, doc, xls, immagini, …) tale da permettere una minima gestione dei documenti.
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Profilazione delle anagrafiche
La gestione delle anagrafiche di HiLINE HD permette un’utile profilazione mediante le seguenti logiche:
- Assegnazione del Tipo anagrafica: Cliente, Fornitore, Agente, Collaboratore, Prospect, …
- Assegnazione dello stato anagrafica: Aperto, Bloccato, Obsoleto, Chiuso, Da chiamare, …
- Assegnazione a categorie: privato, ente, scuola, produttore, reseller, vivaisti, albergo, …
- Indicazione di provenienze: Fiera Sigep, web, email, …
- Indicazione di interesse: Macchine trapiantatrici, forni a gas, bruciatori a biogas, caldaia a vapore…
Tali logiche di profilazione possono essere gestite autonomamente dagli operatori oppure dagli utenti supervisori. La profilazione delle anagrafiche è necessaria nelle fasi di ricerca e di creazione di liste target da utilizzarsi per operazioni di mailing list, campagne SMS e campagne telefoniche
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Caricamento dei ticket e delle richieste di assistenza
Come caricare un ticket:
- Mediante compilazione di form presente nel web del cliente (anche scollegato da HiLINE HD)
- Mediante recepimento di email ricevuta in una specifica casella di posta dedicata
- Mediante pannello operatore direttamente in HiLINE HD
Campi standard previsti:
- Il nome del richiedente: con possibilità di creazione simultanea di una nuova anagrafica
- L’attività richiesta: Riparazione urgente, Assistenza tecnica, Manutenzione periodica, …
- Le note del richiedente
- L’eventuale impianto, mezzo o macchina oggetto dell’intervento
- L’eventuale data massima richiesta dal cliente
- L’eventuale stato di urgenza
E’ previsto inoltre l’inserimento dei ticket mediante l’utilizzo di Google maps, in cui poter visionare la località richiesta in cui effettuare l’intervento decidendo in tal caso anche il potenziale tecnico/collaboratore esterno a cui assegnare tale attività. L’assegnazione dei ticket direttamente ai collaboratori esterni prevede la possibilità che tali partner possano accedere ad HiLINE HD, sia via web che via tablet, confermando o meno la chiamata e visionando i dati strettamente necessari per effettuare l’intervento.
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Gestione dei ticket e degli interventi
HiLINE HD permette una gestione completa delle richieste di assistenza fin dal loro caricamento: un sistema di messaggistica avvisa gli operatori coinvolti nelle richieste ricevute inviando una mail o un SMS. Tutti gli operatori coinvolti nella gestione delle assistenze, possono visionare in qualsiasi momento lo stato dei ticket e a chi sono stati assegnati, quali interventi sono già stati effettuati o programmati. Tutte le richieste di assistenza verranno fatturate mediante funzioni di fatturazione manuale o automatica generando documenti di prefatturazione. I ticket richiesti dai clienti, verranno automaticamente assegnati allo specifico reparto / squadra di competenza: tutti gli operatori coinvolti da questa attività saranno avvisati del nuovo ticket mediante email o SMS. Tutti i ticket sono corredati di uno stato visualizzato che permette di recepire immediatamente se è stato iniziato, se non è ancora stato iniziato oppure se è stato completato.
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Pianificazione delle attività
HiLINE HD consente la pianificazione degli interventi mediante l’utilizzo di un calendario molto simile a quelli già normalmente utilizzato. Tutti gli interventi fissati, siano essi da effettuare che conclusi, verranno poi riportati nel calendario dell’utente che se lo ritroverà nel proprio telefono, tablet o outlook. Ogni impegno o appuntamento fissato nel dispositivo mobile personale, se collegato a MS Exchange, Zimbra e Google Calendar, verrà sincronizzato ed inserito su HiLINE HD. L’integrazione con MS Exchange, Zimbra e Google Calendar o di altri sistemi collaborativi, ci permette di rendere gli eventi più gestibili; la scadenza di una attività può generare un ‘ricordati di…’ generando nuove opportunità commerciali.
Tale pianificazione diviene molto utile anche nella gestione delle commesse, con la quale è possibile visionare la disponibilità degli operatori, anche simultaneamente, tale da poter organizzare gli interventi e le attività nei cantieri / commesse gestite.
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Inserimento rapportini intervento
HiLINE HD permette una gestione completa delle richieste di assistenza fin dal loro caricamento: un sistema di messaggistica avvisa gli operatori coinvolti nelle richieste ricevute inviando una mail o un SMS. Tutti gli operatori coinvolti nella gestione delle assistenze, possono visionare in qualsiasi momento lo stato dei ticket e a chi sono stati assegnati, quali interventi sono già stati effettuati o programmati. Tutte le richieste di assistenza verranno fatturate mediante funzioni di fatturazione manuale o automatica generando documenti di prefatturazione. I ticket richiesti dai clienti, verranno automaticamente assegnati allo specifico reparto / squadra di competenza: tutti gli operatori coinvolti da questa attività saranno avvisati del nuovo ticket mediante email o SMS. Tutti i ticket sono corredati di uno stato visualizzato che permette di recepire immediatamente se è stato iniziato, se non è ancora stato iniziato oppure se è stato completato.
Rapportini di squadra e su commessa
Il rapportino viene compilato generalmente dal responsabile supervisore (caposquadra) inserendo il riepilogo delle attività effettuate nella giornata. Questa modalità di inserimento prevede un modulo che permetta di inserire i rapportini in modo rapido ed intuitivo includendo le attività ed i costi relativi a tutti gli operatori della squadra che ha lavorato. I dati normalmente richiesti per la compilazione di un Rapportino nelle attività effettuate in squadra sono:
- data (precompilata odierna)
- nome dell’operatore
- numero di ore svolte
- tipo di attività svolta
- commessa
- sottocommessa
- descrizione libera
La gestione dei campi estesi permette di inserire altri dati desiderati dal cliente. L’inserimento dei rapportini per commessa non prevede la pianificazione preventiva in quanto spesso gli operatori non sono contemplati come utenti (come necessario per il responsabile – caposquadra). L’inserimento del rapportino prevede inoltre la possibilità di inserire eventuali materiali utilizzati e spese varie sostenute nella giornata.
Inserimento rapportino di intervento su chiamata
Il rapportino viene inserito dal tecnico a fronte dell’apertura di un ticket oppure su intervento sostenuto presso il cliente. La compilazione del rapportino può avvenire via web presso il cliente oppure mediante l’utilizzo del supporto mobile per tablet. Il rapportino richiede che vengano indicati:
- Tipo di contratto coinvolto (se esistente)
- Servizi svolti dal cliente
- Materiali utilizzati nell’intervento
- La risorsa del cliente su cui è stato effettuato l’intervento
Ogni riga immessa nel rapportino potrà essere considerata In garanzia o In assistenza e quindi prevedere che sia o meno da includere in un documento di fatturazione. Il rapportino potrà essere rivisto e modificato dall’operatore o dal responsabile in qualsiasi momento fino a verifica effettuata e quindi alla generazione del documento di fatturazione o prefatturazione.
Lettura barcode e stampa rapportini
L’app utilizzata con il tablet è in grado di collegarsi a lettori e stampanti Bluetooth per agevolare la lettura dei codici a barre di articoli e apparecchiature e di procedere alla stampa dei Rapportini o Scontrini di intervento.
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Gestione dei contratti
La gestione dei contratti permette di attivare logiche personalizzate per cliente con le quali definire le regole per la fruizione dei servizi. Le tipologie di contratti possibili sono:
- Contratto di assistenza prepagati a consumo
- Contratti di assistenza
- Contratti a valore scalare
- Contratti a quantità scalare
- Contratti di acquisto a tranche di ricezione
In fase di inserimento di rapportini di intervento o di documenti, HiLINE HD provvederà all’aggiornamento dei contratti scalandone le ore o gli importi dove necessario ed evidenziando mediante segnalazione email o SMS l’avvenuta chiusura. Un contratto può terminare alla naturale data di scadenza, all’esaurirsi di una quota prepagata oppure all’esaurirsi di un numero di articoli o ore lavorative previsti.
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Report interventi e prefatturazione
Verifica e convalida dei rapportini
Al termine del periodo di fatturazione o alla chiusura del ticket è prevista l’emissione della fattura. Tutti gli interventi effettuati potranno essere analizzati, mediante funzioni di filtro e di ricerche dinamiche e modificati fino al momento in cui vengono confermati ed inviati alla fatturazione. Tutti gli interventi non ancora inviati alla fatturazione possono essere oggetto di modifica da parte di operatori supervisori. Tutti gli interventi convalidati possono essere trasformati in documenti di prefatturazione selezionando un apposito pulsante di convalida; tale operazione può essere automatizzata nel caso in cui si considerino tutti gli interventi selezionati dal filtro. I documenti generati dalle funzioni di prefatturazione potranno essere trasformati in fatture oppure consegnati in automatico al gestionale aziendale che procederà con le’emissione della fattura.
Report analitici
HiLINE HD prevede stampe riepilogative con l’obiettivo di agevolare la consultazione degli interventi effettuati per periodo, per cliente, per tipologia di intervento, per commessa o per qualsiasi altro componente previsto nel filtro interventi.
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Gestione tecnici interni ed esterni
Un’azienda di manutenzioni ed assistenze potrà organizzare gli interventi a collaboratori dislocati in aree anche molto lontane dalla propria sede e non direttamente dipendenti. HiLINE HD permette di gestire le richieste di assistenza e manutenzione assegnandole a collaboratori esterni, rendendoli autonomi nella loro attività e offrendo loro strumenti veloci e comodi per la registrazione delle attività effettuate. Mediante l’utilizzo di strumenti come HiLINE HD gli operatori non sentiranno la necessità di portarsi fisicamente in sede. Tutti i dati riportati in HiLINE HD, sia in modalità web che mobile, saranno poi rilevati ed utilizzati per gestire i cicli di fatturazione attivi e passivi. L’accesso nel caso del collaboratore è permesso per le sole richieste di assistenza a loro assegnate senza quindi esporre dati non necessari.
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Gestione assistenze conto terzi
Una delle caratteristiche più importanti di HiLINE HD è la Gestione dei committenti con la quale si rende possibile l’attività conto terzi. Tutte le richieste di intervento possono essere richieste da un cliente per conto di un Committente o viceversa, in qualsiasi caso la fatturazione di tali interventi verrà emessa all’anagrafica Committente e non no al cliente a cui è stato effettuato l’intervento. Tale funzione permette di effettuare gli interventi per conto di diverse aziende in quanto anche i rapportini stampati o fatti confermare digitalmente riportano il logo e l’intestazione del Committente.
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Compilazione del LIBRETTO IMPIANTO
La gestione degli Impianti, sottoimpianti e componenti prevista su HiLINE HD permette di:
- caricare gli impianti dei clienti
- assegnarne il proprietario e l’utilizzatore
- indicarne la tipologia – caldaia, climatizzatore, …
- indicarne la data installazione, data garanzia e data dismissione
- associarlo ai sottoimpianti che lo compongono
- associarlo a componenti ed apparecchiature
Gli impianti possono essere associati ad una serie di documenti organizzati in categorie e consultabili in qualsiasi momento da tablet o via internet.
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Gestione risorse e matricole
HiLINE HD prevede un modulo dedicato alla compilazione elettronica del “Libretto di impianto” e dei “Rapporti di Controllo di Efficienza Energetica” con normative nazionali e regionali (Lombardia, Veneto, Piemonte, Emilia Romagna…). Input guidato per la compilazione dei modelli Compilazione dei moduli che compongono l’impianto seguendo la medesima struttura del libretto designato dalla normativa. L’operatore mediante questo strumento non avrà nessuna difficoltà nella compilazione in quanto simile alla compilazione manuale. Tutti i dati acquisiti e assegnati agli impianti sono gestiti in un unico database sempre consultabile ed una gestione unitaria degli imanti stessi e delle rispettive anagrafiche. Gestione delle ispezioni dell’impianto Un unico database di tutte le ispezioni, con anagrafica dell’ispettore, date, esito, ecc. Storico dei responsabili e dei componenti dei gruppi termici Stampa ed esportazione in formato elettronico del Libretto di Impianto Gestione dei rapporti di controllo e degli allegati, personalizzazione con le sole schede richieste per ogni specifico impianto.
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Gestione impianti
Ogni cliente di un’azienda che effettui assistenze tecniche e manutenzioni, dispone di un certo numero di macchine, impianti, veicoli, attrezzature sulle quali vengono effettuati interventi di ogni tipo. HiLINE HD permette di gestire e monitorare tali Risorse dei clienti analizzandone lo stato, il numero di interventi effettuati, le parti di ricambio sostituite e tutti servizi di manutenzione svolti. Ogni risorsa può essere associata a delle schede tecniche che l’utente definisce in modo autonomo oltre che a dei campi estensivi a cui poter agganciare logiche di schedulazione e scadenze. Un impianto quindi potrà essere associato alla relativa scheda tecnica e corredato da un certo numero di file allegati (pdf, doc, xls, immagini, …) ma soprattutto può essere monitorato automaticamente mediante uno strumento di controllo delle scadenze. Il cliente potrà ricevere automaticamente le scadenze imminenti dei propri impianti o attrezzature e se necessario poterle monitorare mediante uno strumento accessibile via web.
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Gestione manutenzioni programmate
Mediante lo schedulatore ed una serie di logiche di schedulazione, è possibile attivare un sistema dinamico di gestione scadenze applicabile ad ogni tipologia di scadenza. Con questo strumento è possibile automatizzare la gestione delle manutenzioni pianificate evitando di perdere opportunità commerciali oltre che di rischiare un disservizio al cliente. Lo schedulatore provvede a creare automaticamente richieste di manutenzione che il supervisore, o direttamente l’utente, andrà a pianificare avvisando preventivamente il cliente. Tale gestione puà essere supportata anche dall’utilizzo di Google maps con lo scopo di visionare in modalità geolocalizzata tutte le manutenzioni necessarie rilevate e facilitandone la pianificazione.